Sustentabilidade: Gestão Eletrônica reduz o uso de papel

Sua adoção, processo que compreende a uniformização e digitalização de documentos e processos, reduz o uso de papel, é ecologicamente correta e ainda contribui para a organização do ambiente de trabalho. A erradicação quase completa de documentos impressos, além do impacto positivo para o meio ambiente, traz benefícios para o escritório em quatro aspectos: auxilia na organização de processos, protege a memória da entidade, organiza o ambiente de trabalho e reduz custos.Auxilia na organização de processosPara uma digitalização eficiente de processos, é necessário adotar formatos oficiais de preenchimento dos documentos que fazem parte da ação. A padronização facilita o acesso à informação, determinando os fluxos dentro da empresa e diminui o tempo na busca por um papel específico em um processo em andamento.Protege a memória da entidadeA digitalização torna desnecessário o desperdício de um espaço físico para manter um arquivo. Se o software de gestão se conectar na nuvem, a memória da entidade fica protegida na internet, sem sofrer o desgaste inevitável que o papel físico sofre, além de ficar disponível para acesso remoto. Ter o registro histórico da entidade organizado e resguardado é essencial para um conselho profissional não perder nada com uma possível rotatividade de funcionários, por extravio.Reduz CustosO impacto mais visível nos custos de uma empresa que opta por uma gestão paperless é o fim do gasto na compra de papel. Também se diminui os custos com manutenção de arquivo e transporte para levar documentos de um espaço para o outro (caso a entidade seja descentralizada, por exemplo) é reduzido – há uma economia com gasolina, correios e desgaste do automóvel. Mesmo dentro do conselho não será mais necessário o deslocamento de um colaborador de uma sala para outra, deixando-o com mais tempo para se dedicar à outras tarefas.Organiza o ambiente de trabalhoA sala que seria destinada para um grande almoxarifado não precisaria ser ocupada dessa forma. Além do arquivo organizado, de fácil acesso e protegido na nuvem, o conselho profissional se beneficia com a redução de papel, do ponto de vista organizacional, pois tira os documentos de circulação física. Os relatórios não ficam empilhados nas mesas e  a possibilidade de extravio cai.Familiaridade com o software é essencial Segundo o instituto Akatu, organização não governamental que trabalha pela conscientização e consumo consciente, a produção industrial de papel é um dos setores que mais utilizam água – são 540 litros para um quilo de folhas A4. Mesmo que o produto venha de uma plantação de eucaliptos, própria para corte, o impacto na água continua igual. A redução é uma necessidade e os benefícios são inúmeros. O que afasta muitos colaboradores da adoção imediata de um software de gestão que elimine o uso do documento impresso é a falta de familiaridade com o trabalho paperless e na nuvem. Por isso é importante que se invista na capacitação do quadro de funcionários para garantir o bom funcionamento da entidade na transição para o eletrônico.Fonte: Blog de Gestão de Conselhos Profissionais